Если вы заключили гражданско-правовой договор, по которому физлицо оказывает вашей фирме какие-то услуги безвозмездно — можно компенсировать человеку расходы, связанные с выполнением его задач (проезд, проживание и т.п.). На сумму такой компенсации НДФЛ не начисляйте.

Такие правила прямо прописаны в Налоговом кодексе (п. 3.1 и 3 ст. 217 НК РФ). То есть вам, как налоговому агенту не нужно удерживать НДФЛ с компенсации расходов на проживание и проезд. А так же оплаты питания в сумме не больше 700 руб., исполнитель работает на территории России.